Laptop-1016257_1280
Laptop-1016257_1280

Полезные инструменты для оптимизации работы финансового отделения

Секреты финдиректора Visotsky Consulting Kyiv

Сегодня бухгалтер это человек, обладающий немалым набором профессиональных знаний. Он должен очень хорошо знать особенности в сфере законодательства и налогообложения, уметь формировать первичные документы, отчетность в госорганы и  управленческие отчеты, уметь рассчитывать зарплату, отпускные компенсации, больничные, пенсионные отчисления и т. п., уверенно пользоваться ПК, разбираться в программном обеспечении. 

Наталья Потапенко, финансовый директор Visotsky Consulting Kyiv, поделась с Киев24 личными секретами, которые помогают быстрее и эффективнее решать рабочие задачи и достигать результата:

 Планирование. Расстановка приоритетов.

Планируйте свои задачи минимум на неделю вперед. И ежедневно составляйте план на день. Постарайтесь формулировать задачи так, чтоб можно было четко определить результат каждого действия. Правильным будет задача “Согласовать отсрочку платежа с кредитором на срок 1.5 месяца”, а не “Позвонить кредитору по отсрочке платежа”. Это поможет вам правильно расставить приоритеты, а также вы сможете легче контролировать деятельность ваших подчиненных (если у вас есть такие). Пользуйтесь сервисами в которые можно вносить напоминания  по срокам выполнения тех или иных задач: у бухгалтеров много регулярных отчетов и действий, с четкими сроками их выполнения (я пользуюсь Гугл-календарем).

 Взаимодействие с руководителем и подчиненными.

Финансовое отделение - это часть организации, и для того чтобы достигать максимально эффективных результатов в этой области и всей компании в целом - согласовывайте свои действия с руководителем и с другими подразделениями в компании. 

Вам могут понадобится дополнительные данные от отдела закупок, планирования, продаж или персонала - назначайте им небольшие совещания, чтоб получить необходимую информацию. Координируя свою деятельность с подчиненными вам возможно придется отменить какие-то свои запланированные не срочные задачи и решить более важные, особенно ваша помощь будет нужна в нестандартных ситуациях или условиях форс-мажора.  Давайте руководителю и коллегам конструктивные решения, требуйте решений от ваших подчиненных. 

Я провожу совещание с подчиненными ежедневно 10-15 минут. С руководителем 2 раза  в неделю, с руководителями других подразделений 1 раз в неделю и, если есть необходимость,назначаются  дополнительно  совещания.

Контроль результатов деятельности.

Результаты любой деятельности можно отразить в графике. Данные могут отражаться в деньгах, баллах, кол-ве действий. Определите для каждого сотрудника и для себя лично какие результаты должны приносить ваши действия (для финансового отделения это не сложно, так как все показатели в основном выражаются в деньгах). Для примера: сумма дебиторской и кредиторской задолженности, стоимость активов, соотношение деньги/кредиторская задолженность, кол-во в срок сданных отчетов или оплаченных налогов и т.д. 

Отслеживайте графики статистик. Для эффективной работы контроля результатов на основании статистик, необходимо максимально часто вносить данные. Мы в компании делаем это еженедельно, и планируем свои действия для того чтоб показатели росли!

Делегирование

Освобождайте свое время для выполнения важных и приоритетных задач. Делегируйте простые задачи менее квалифицированным сотрудникам, например помощникам или курьерам. Возможно вам будет  разумно делегировать некоторые функции внешним компаниям. 

Доверьте отправку почты офис-менеджеру или курьеру. Часто на предприятии есть сотрудники, которые только устроились и проходят испытательный срок, возможно им можно поручить задачу по архивации документов (если он подходит по качествам к данной работе), или поручите это специальным компаниям.

Обучайтесь и обучайте

Наше правительство постоянно вносит дополнения в различные нормативные и законодательные акты, потому бухгалтерам постоянно держать “руку на пульсе” и изучать их. Ведь незнание закона не освобождает от ответственности, потому недоученное или не вовремя изученное нововведение может привести к нарушению и оплате штрафа. 

Но не забывайте повышать свою компетентность не только в бухучете. Обязательно изучайте управленческий учет, повышайте свои личностные качества: общение, лидерские качества. Участвуйте в форумах и конференциях. Обязательно будьте наставником для своих подчиненных, ведь результаты работы всей команды - это результат работы каждого сотрудника.

Я обучаюсь минимум 3 часа в неделю: как в профессиональном плане так и в личностном. Также читаю книги - в основном это бизнес литература, пользуюсь приложением в мобильном.

Мотивация

Вы должны любить то, чем занимаетесь. Вы никогда не получите высоких результатов, если вам не нравиться эта работа или эта компания. И также ваша задача, если вы еще являетесь и руководителем в отделении - мотивировать и вдохновлять свою команду. Ставьте цели, создавайте игры, и пусть ваша деятельность будет максимально эффективной и  приносит удовольствие.

У нас есть игра по растущим статистикам, в которой за 5 недель растущей статистики сотрудник получает приз.

Я постоянно применяю эти инструменты в своей работе по и отношению к себе и по отношению к моей команде. Это помогает нам достигать высоких результатов, особенно в период удаленной работы, которая требует еще большей организованности.